MinDef Dan Agensi

Penambahbaikan

Impak

Kajian Kepuasan Pelanggan

1. Melaksanakan kajian kepuasan pelanggan (CSI) di mana borang soal selidik telah diedarkan kepada semua pelanggan yang mengunjungi Mindef dan semua agensi di bawah Mindef. Kajian siri 1/2009 bermula pada 19 Okt 2009 hingga 2 Dis 2009.

Kajian ini adalah kajian secara berterusan dan dirancang untuk dilaksanakan 2 kali setahun.

1. Mempermudahkan pihak Pengurusan Pelanggan mengetahui tahap keberkesanan perkhidmatan yang telah diberi kepada pelanggan-pelanggan MinDef.

Talian Bebas Tol Aduan MinDef

1. Talian Bebas Tol Aduan MinDef (1-800-222-700) dilancarkan bertujuan untuk memantau aduan Mindef secara 24 jam.

· Terdapat 5 pegawai telah dipertangungjawab untuk menerima aduan MinDef selepas waktu kerja yang mana panggilan ke 1-800-222-700 akan dipindahkan kepada telefon bimbit pegawai berkenaan selepas waktu bekerja dan semasa cuti umum.

1. Pelanggan dapat mengemukakan sebarang aduan berkaitan MinDef serta agensi-agensi di bawah MinDef tanpa mengira masa.

2. Pegawai bertangungjawab akan

membantu menyelesaikan aduan

tersebut dengan seberapa segera

bergantung kepada jenis-jenis aduan

dan waktu hari bekerja.

Sistem Pemantauan Media MinDef

1. Sistem Pemantauan Media adalah satu platform pemantauan media yang komprehensif  merangkumi pemantauan media cetak , elektronik dan blog tempatan serta antarabangsa.

Spesifikasi pemantauan media meliputi

penganalisisan serta menyediakan laporan berita

atau artikel berkaitan MinDef secara bulanan

seperti di bawah:

· Berita bercetak ditukar ke format digital

· Berita berbentuk audio dan video ditukar

ke format MP3 dan WMA / WMV

Sistem Pemantauan Media ini boleh dilayari di portal

rasmi MinDef di www.mod.gov.my .

1. Memudahkan pengguna untuk mencari sebarang artikel berkaitan Kementerian kerana lebih sistematik dan tersusun disamping dapat menjimatkan masa.

e-Tender

1. e-Tender merupakan sistem yang dibangunkan untuk memberi kemudahan kepada MinDef dalam mengeluarkan tender dan sebut harga secara elektronik kepada penender di luar.

Pengguna dalaman yang terlibat di dalam  penggunaan sistem ini ialah :

a) Bahagian Perolehan

b) Bahagian Pembangunan

c) Institut Penyelidikan Sains Dan Teknologi Pertahanan (STRIDE)

d) Jabatan Latihan Khidmat Negara (JLKN)

Sistem e-Tender ini boleh dilayari di portal rasmi

MinDef di www.mod.gov.my .

1. Memberi kemudahan kepada penender untuk melihat tender yang dikeluarkan oleh MinDef secara elektronik serta dengan lebih bersistematik.

Sistem e-Payment

1. Melaksanakan sistem e-Payment sebagai alternatif kepada pembayaran melalui kaunter.

• E-Payment merupakan satu kemudahan kepada orang awam atau penjawat awam MinDef untuk membuat bayaran kepada kerajaan secara online melalui kemudahan Direct Debit atau kad kredit.

• E-Payment boleh dibuat secara online melalui portal MinDef http://epayment.mod.gov.my/

• Jenis-jenis bayaran yang boleh dibuat melalui e-Payment adalah seperti berikut:
  • Sewaan
  • Denda dan Hukuman Pecah Kontrak
  • Bayaran Balik Bil Utiliti
    (Elektrik dan Air)
  • Bayaran Balik Pinjaman Pelajaran

Membuat pemantauan rapi ke atas Prestasi Pembayaran Bil dalam tempoh 14 hari

1. Mengumpul data Prestasi Pembayaran Bil Dalam Tempoh 14 Hari oleh PTJ pada setiap bulan.

1. Menyediakan Laporan Prestasi Pembayaran Bil dua kali sebulan iaitu untuk tempoh 01 – 15 haribulan dan 01 – 30/31 haribulan.

1. Mendapatkan maklumbalas daripada PTJ ke atas bil-bil yang lewat dibayar (melebihi tempoh 14 hari).

1. Menghantar Laporan Prestasi Bil kepada KSN (melalui KSU) dan membentangkannya di dalam Mesyuarat Pengurusan.

1. Memberi pengiktirafan ke atas PTJ yang berjaya mengekalkan prestasi pembayaran bil yang cemerlang.

1. Memberi kemudahan kepada orang awam atau penjawat awam untuk membuat bayaran kepada MinDef dengan mudah dan cepat tanpa mengira tempat dan masa tanpa perlu hadir ke kaunter.

2. Dapat mengurangkan tunggakan Hasil / Akaun Belum Terima (ABT).

3. Meningkatkan imej MinDef pada pandangan masyarakat umum.

4. Menjimatkan kos pengurusan pihak pembekal

5. Meningkatkan kualiti perkhidmatan dan sistem penyampaian MinDef

6. Meransang pertumbuhan ekonomi tempatan

7. Meningkatkan imej MinDef dan kepercayaan pembekal kepada MinDef

Pemberian Surat Penghargaan

1. Memberikan surat penghargaan kepada Kontraktor dan Syarikat yang berwibawa

1. Memberi galakan kepada Syarikat / Kontraktor untuk terus mengekalkan prestasi dengan melaksanakan kerja mengikut prosedur yang ditetapkan dan juga memenuhi spesifikasi disamping memastikan kualiti sentiasa berada pada tahap terbaik.

Jabatan Latihan Khidmat Negara (JLKN)

Penempatan Pelatih

1. Penambahbaikan dibuat kepada dasar penempatan pelatih di mana pelatih-pelatih akan ditempatkan di kem-kem berdekatan kediaman

1. Memudahkan lawatan oleh ahli keluarga, memberi ketenangan fikiran kepada ahli keluarga pelatih dan bagi tujuan kebajikan

Semakan Pemilihan Pelatih Secara Online

1. Kemudahan perkhidmatan semakan pemilihan pelatih secara online melalui laman web www.khidmatnegara.gov.my dan sistem pesanan ringkas mySMS 15888

1. Maklumat pemilihan dikemaskini dalam laman web dan sms dibuat dalam tempoh satu (1) minggu selepas proses balloting.

1. Kemudahan semakan awal memberi pelatih dan ahli keluarga masa yang lebih untuk membuat persiapan menjalani latihan

Call Centre JLKN

1. Hebahan nombor Call Centre JLKN di surat khabar, televisyen, laman web dan Notis Panggilan Pelatih bagi memberi akses perkhidmatan sumber rujukan dan pertanyaan kepada lebih ramai pelanggan :

1. Call Centre dibuka setiap hari bekerja dari jam 7.30 pagi sehingga 5.30 petang dan mempunyai 7 talian hotline. Purata panggilan sehari adalah sebanyak 600 panggilan pada waktu puncak dan sebanyak 200 panggilan pada waktu biasa.

1. Lanjutan waktu pengoperasian sehingga jam 8 malam semasa waktu puncak (bulan Disember, Mac dan Jun setiap tahun iaitu pada awal sesi pengambilan)

1. Memudahkan pelanggan mendapatkan sumber rujukan yang sahih, tepat dan terkini berkenaan PLKN

1. Pelanjutan waktu pengoperasi an memberi pelanggan lebih masa dan peluang untuk menghubungi Jabatan

Permohonan Penangguhan Program PLKN

1. Kemudahan pelatih membuat permohonan penangguhan dari menghadiri PLKN di kem-kem berdekatan kediaman

1. Pihak kem mengeluarkan surat maklumbalas sementara (Tidak Perlu Melapor) untuk menjalani latihan kepada pemohon penangguhan

1. Pelatih yang memohon penangguhan tidak perlu melapor diri di kem setelah menerima kelulusan sementara

Pembukaan Akaun BSN

1. Pengurusan pembukaan akaun BSN oleh pihak Jabatan untuk semua pelatih yang dipilih menyertai PLKN bagi kemudahan mengeluarkan elaun latihan

1. Pengaktifan akan dibuat setelah pelatih disahkan melapor di kem

1. Pelatih tidak perlu lagi menguruskan sendiri pembukaan akaun bank sebelum melapor di kem

Pergerakan Pelatih ke Kem PLKN

1. Pergerakan pelatih ke kem dan semasa menjalani latihan menggunakan bas khas beridentitikan PLKN yang lebih selamat

1. Bas lebih selesa serta dilengkapi dengan sistem penentu kedudukan globas (GPS) untuk memantau pergerakannya.

1. Setiap kem dibekalkan dengan lima buah bas untuk kegunaan pergerakan masuk/balik dan kegunaan latihan.

1. Para pelatih dan ibu bapa berasa lebih yakin dengan aspek keselamatan yang disediakan oleh Jabatan untuk para pelatih semasa bergerak di kem bagi menjalani latihan

Kaunter Khidmat Pelanggan JLKN

1. Pembukaan kaunter khidmat pelanggan di Tingkat G , Ibu Pejabat JLKN.

1. Kaunter dibekalkan dengan mesin no.giliran, air minuman, televisyen dan bahan bacaan.

1. Dibuka seawal jam 7.30 pagi sehingga 5.30 petang pada setiap hari bekerja.

1. Menyampaikan kelulusan sementara bagi permohonan Pengecualian, Penangguhan dan Pembaharuan Penangguhan sebaik sahaja permohonan lengkap diterima di kaunter.

1. Memberi keselesaan kepada orang ramai semasa berurusan

1. Pelanggan boleh hadir berurusan sebelum waktu bekerja mereka dan pada waktu rehat

1. Pelatih tidak perlu melapor diri di kem setelah menerima kelulusan sementara

Kiosk JLKN

1. Penggunaan Kiosk di Kaunter Khidmat Pelanggan bagi rujukan pelanggan semasa berurusan:

1. Maklumat dalam kiosk sentiasa dikemaskini selari dengan maklumat dalam database laman web JLKN

1. Dibuka 24 jam untuk rujukan umum

1. Pelanggan boleh menyemak sendiri maklumat pemilihan, penempatan dan lain-lain tanpa perlu merujuk di kaunter

2. Mengurangkan kesesakan di kaunter semasa waktu puncak (bulan Disember, Mac dan Jun setiap tahun iaitu pada awal sesi pengambilan) dan rujukan boleh dibuat pada bila-bila masa.